香港薪酬系統：計糧、強積金及 IR56B 申報

如果每到月尾，計糧仲係 Excel 加計數機再臨急臨忙補鑊，一套香港中小企自己跑得起嘅香港薪酬系統好快就回本。呢度嘅薪酬從來唔係「人工入、人工出」咁簡單 —— 強積金供款、IR56B／IR56E 申報同法定假期薪酬，全部掛喺同一批數字上，入錯一個數就變成三個合規問題。本文講清楚一套正式嘅薪酬系統要處理啲乜、收費幾多，同我地點樣為香港中小企搭建。薪酬通常係一間公司最先搬離 Excel 嘅部分，所以佢係最自然嘅入門點 —— 亦係最平嘅，因為佢嘅度身開發量遠少過銷售或者庫存系統。

香港薪酬系統：要處理啲乜

一套名副其實嘅薪酬系統，遠遠唔止「月薪乘一乘」。最低限度要覆蓋：

• 每月計糧 —— 薪金、津貼、加班、無薪假、扣除同尾糧。
• 強積金供款 —— 按有關入息計算僱主同僱員兩份，並產生受託人要求嘅供款檔案。
• 税務局申報 —— 年度 IR56B、新入職 IR56E、離職 IR56F 同離港 IR56G。
• 法定假期薪酬 —— 假日薪酬、年假薪酬、病假薪酬同產假薪酬，按平均日薪計算。
• 糧單 —— 自動產生同派發，同事可自助查閱。
• 報表 —— 按部門嘅薪酬成本、人手、強積金總額同年內累計數字。

香港計糧流程，逐步睇

1. 收集當月輸入 —— 考勤、加班、已放假期、新入職同離職同事。呢一步就係真系統嘅價值所在：考勤如果已經記錄咗，呢步係自動嘅，唔使再一封封 email 追。
2. 計算總薪金 —— 底薪加津貼，減無薪假同其他扣除。
3. 計強積金同其他扣除 —— 僱主同僱員兩份按有關入息分開計算。
4. 出糧 —— 經銀行自動轉帳，用付款檔案或批次指示。
5. 發糧單 —— 自動發出，並記錄幾時派咗幾多。
6. 申報 —— 供款檔案交受託人，到期嘅税務局報表按時交。

用人手做，呢個循環每個月食你一至三日，仲要冒一個唔細嘅出錯風險。用薪酬系統做，就只係一個「覆核然後批」嘅步驟。

強積金供款

僱主同僱員各供有關入息嘅 5%，僱員供款以法定最高有關入息水平每月 HK$30,000 為上限。供款須於供款期完結後第 10 日或之前繳交，而僱主供款唔可以從僱員薪金扣除。薪酬系統會計好兩份供款、追蹤繳款期限並產生供款檔案 —— 呢部分正正係多數 Excel 做法一年至少錯一次嘅地方。

税務局申報：IR56B、IR56E、IR56F 同 IR56G

香港僱主需要提交一系列報表，每份由唔同事件觸發：

• IR56B —— 年結時仍在職僱員嘅年度薪酬報表。
• IR56E —— 新僱員入職時提交。
• IR56F —— 僱員離職時提交。
• IR56G —— 僱員永久離開香港時提交。

呢幾份全部由薪酬系統已有嘅資料產生。當數字同報表來自同一個源頭，報税季節就由「入資料嘅項目」變成「匯出一個檔案」。

法定假期薪酬同平均日薪

根據《僱傭條例》第 713 條，法定假日薪酬、年假薪酬、病假薪酬同產假薪酬，全部按僱員之前 12 個月嘅平均日薪計算 —— 即係話正確數字幾乎唔會係「月薪 ÷ 30」咁簡單。要為每個同事、每種假期、每次都重新計一次，正正就係應該交畀軟件做嘅計算。

糧單同員工自助

同事想要三樣嘢又唔想 email 人事部：糧單、假期結餘同上個月嘅強積金。三樣都用瀏覽器睇，手機或電腦都得，唔使裝嘢。糧單喺每次計糧後自動發出並儲存，「可唔可以再發一次我 2024 年嘅糧單」呢類要求亦從此消失。

同人力資源系統同會計相連

薪酬從來唔係獨立運作。佢由人力資源讀取 —— 員工紀錄、假期結餘、考勤 —— 再寫入會計，成為薪金成本、應付強積金同應計費用。Potoco 兩邊都喺同一個平台上面做，所以數字本身就對得上，唔使月尾做偵探。睇埋我地嘅香港人力資源系統、成個企業管理系統系列，同低成本度身訂造企業系統。

系統裝喺邊？喺你自己公司

薪酬資料係大部分公司最唔想放喺人地雲端嘅嘢，呢套系統唔係雲端訂閱：我地會裝喺你自己辦公室嘅一部機 —— Linux 加 Docker，應用程式、PostgreSQL 資料庫同 Nginx 網頁伺服器各自跑一個容器 —— 同事經自己公司網絡使用。

• 資料唔會離開公司。 員工紀錄、薪金、強積金資料同財務數據，全部放喺你自己控制嘅硬件。唔會上傳到任何供應商嘅雲，亦唔會送去公開 AI 模型。
• 冇軟件授權費。 平台係開源嘅 Odoo 19 Community Edition，月費之上冇按人頭嘅授權。
• 唔靠寬頻線。 日常運作行自己網絡，寬頻出事都照用。
• 開源，冇鎖死。 平台同度身開發嘅模組你都可以檢視，冇供應商可以熄你個系統或者用你嘅資料要脅你。
• 一部機，標準零件。 全部跑 Linux 容器（Docker），可以備份、搬遷，硬件壞咗換機重建就得。

你唔需要機房或者 IT 部門：我地負責裝機，之後以託管服務形式維護。

香港薪酬系統收費

我地嘅模式係一次過嘅設定費，用嚟按你嘅政策配置薪酬並裝喺你自己嘅機；之後係月費，按模組數目同用戶人數分級 —— 人多即係要支援嘅薪酬紀錄多，所以月費一級一級上，最細嘅配置每月約 HK$500 起。月費之上冇軟件授權要買。如果連 IT 部分都唔想自己搞，日常運作同支援可以交畀我地嘅IT 支援服務。

常見問題

薪酬系統可唔可以自動交 IR56B？

系統可以按税務局要求嘅格式，用系統內已有嘅薪酬紀錄產生 IR56B 同 IR56E 資料。報表本身經税務局自己嘅渠道提交；系統負責慳返收集資料同計數嗰部分。

雲端薪酬系統安全嗎？

呢套系統唔使上雲 —— 薪金資料放喺你自己公司，唔會離開。權限按角色劃分而且有改動紀錄，薪金數字只有應該睇到嘅人睇到。有備份嘅集中儲存，一定安全過一個放喺共用磁碟嘅計糧 Excel。

薪酬軟件同薪酬外判有咩分別？

軟件係把流程留喺公司內部：你嘅團隊每次審批，資料亦由你保留。外判係將成個功能交畀供應商。好多香港中小企都係先用軟件，再就住唔想掂嘅部分加支援 —— 兩者唔互相排斥。

要幾耐先設定好？

20 至 100 人嘅公司，一個薪酬模組一般喺確認咗薪酬項目、強積金安排同審批流程之後幾星期內上線 —— 通常同佢依賴嘅人力資源模組一齊。

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