Microsoft 365 電郵遷移服務：香港中小企無痛轉移

不少香港中小企仍在使用網頁寄存公司附送的電郵服務 — 看似免費，實際問題卻不少：容量只有幾 GB、垃圾郵件攔不住、重要客戶的郵件跌入雜件箱，換電腦或換手機時更要重新設定。這正是 Microsoft 365 電郵遷移服務要解決的問題——轉用 Microsoft 365（Exchange Online）的價值，不只在於換一個電郵地址，而在於把整套商務通訊升級。

為何要放棄免費網存電郵

• 容量不足 — 每個用戶 50GB 郵箱，另可加購 50GB 在線封存，不需再為清空郵箱而刪除舊郵件。
• 保安薄弱 — Exchange Online 內建企業級防毒及防釣魚，過濾絕大部分垃圾郵件與惡意附件。
• 缺乏同步 — 電腦、手機、平板以同一份郵件狀態運作，外出見客亦能即時回覆。
• 難以協作 — 與 Teams、OneDrive（1TB 儲存）及 SharePoint 整合，檔案與溝通集中一處。
• 沒有保障 — 免費服務沒有服務承諾，郵件遺失或服務中斷時求助無門。

Microsoft 365 電郵遷移過程是怎樣的

很多企業擔心「搬電郵」會遺失資料，或令同事無法收信。實際流程是有次序的：

• 評估 — 先確認現有電郵系統、帳戶數量、別名與分發清單。
• 規劃 — 決定搬遷次序、網域驗證方式及 DNS 切換時間。
• 建立與搬遷 — 在 Microsoft 365 開設帳戶，並將現有郵件、聯絡人及行事曆一併遷移。
• 切換與驗證 — 更新 MX 記錄，逐項核對收發、別名及手機設定。
• 跟進 — 切換後持續觀察數天，處理個別裝置或郵件規則問題。

整個過程分階段進行，同事可繼續使用原有電郵收發，直至切換完成為止。

該選哪個方案

如果只需要專業商務電郵，Exchange Online Plan 1 已經足夠，可參考我們對 Exchange Online Plan 1 的詳細介紹；若同時需要桌面版 Office、Teams 及 1TB OneDrive，則 Microsoft 365 Business Standard 會更合適。我們會按你的實際人數與用途建議，不會硬推較貴的方案。

收費與支援

電郵遷移服務採用低成本的單次設定收費，按帳戶數量報價，已包括上述的評估、搬遷及切換跟進。首次諮詢免費 — 我們會先了解你現時使用的系統與帳戶數量，提供明確報價後，才由你決定是否進行。

常見問題

• 要停機多久？ — 切換期間舊系統仍可運作，一般不會出現收不到信的情況。
• 舊郵件會否保留？ — 會一併遷移，包括資料夾結構、聯絡人及行事曆。
• 同事需要重新設定嗎？ — 手機及電腦需更新一次帳戶設定，我們會提供步驟並可協助處理。

下一步

如果你想先了解轉用 Microsoft 365 的整體好處，可參考我們之前的文章 係時候「轉會」去 Microsoft 365。如果你想了解現有的電郵系統是否適合遷移，或想比較不同方案的月費，歡迎聯絡我們安排免費諮詢。

關於 Potoco Systems Limited

Potoco Systems 是一間總部設於香港的 IT 服務供應商，專注於提供託管 IT 服務、網絡安全及 Microsoft 365 解決方案。我們透過專業技術支援及企業級科技，協助客戶優化 IT 營運。

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